Organisatsiooni koosolekute kultuuri arendamine

Ära raiska oma organisatsiooni raha, aega ja inimeste energiat ning jäta koosolekud ära! Ei saa?

Oled sa kaalunud, et kohtu hoopis üks-ühele kiireks otsuseks, kohvinurgas 3-kesi briifinguks või kõnni õues ja aruta 5kesi mõnda arendutegevust?

Kuuleme väga palju oma töös seda, et organisatsioonides on koosolekuid liiga palju ning nende puuduliku ettevalmistamise ja struktuurituse tõttu ei saavutata seal oodatud tulemusi.

Koosoleku tulemust, mis peaks olema suurem, kui seal osalevate inimeste personaalsete mõtete summa, saab soodustada koosoleku moderaatori (kõnekeeles koosoleku juhi) oskuste arendamisega, koosoleku asukoha ja vormi soodustamisega ja koosolekute hea tava ning mõõdikute kokkuleppimisega.

Seega soovite organisatsiooni koosolekute kultuuri muutmiseks koolituste läbiviimisel asemel mõelda võimalusel laiemalt ning teha järgmiseid samme:

1. vaadelda ja analüüsida organisatsiooni koosolekute toimumisi ning koostada raport kitsaskohtadest (näiteks koosolekuid on palju, koosolekute kokkukutsumine ei ole alati eesmärgipärane, nende ettevalmistus ei ole piisav, nende läbiviimine puudulik, tulemuste juurutamine ebapiisav jne);
2. kohtuda juhtidega ja rääkida analüüsi tulemuste näidetel koos läbi kitsaskohtad ja nende võimalikud muudatused;
3. seejärel alles liikuda edasi juhtide ja töötajate koolitamisega ning:
   1. leppida meeskonnaga kokku koosolekute hea tava ja mõõdikud nende jälgimiseks;
   2. mõelda läbi spetsiifilised formaadid koosolekute toimumiseks (näiteks nädalakoosolekud, infokoosolekud, arenduskoosolekud);
   3. õppida ja harjutada koosolekute juhtidega arutelude ettevalmistamise, disaini ja juhtimise oskuseid;
4. paluda organisatsioonil 6 kuu jooksul mõõdikuid jälgida ning harjutada õpitud oskusi;
5. vaadelda mõnda koosolekut ja teha analüüsimisel lähtuda kokkulepitud heast tavast ja mõõdikutest;
6. teha järelkohtumised juhtidega /koosolekute juhtidega lühemateks järelkohtumiseks, kus analüüsida mõõdikute tulemusi ning jagada kogemusi situatsioonidest, kus uusi oskusi või formaate on proovitud;
7. organisatsiooni valmisolekul teha veel üks kohtumiste ring 1 aasta peale esmast koolitusprogrammi. 

Pilt: Kõnnikoosolek Tartu linnas