Siin on 3 nippi, et aastalõpu koosolekud veelgi paremaks muuta.

1. Selge ja konkreetse päevakorra kingitus

Nii nagu tuntud jõululaulus peab jõulutaat kingisaajate nimekirja kaks korda kontrollima, võiksid ka Sina oma koosoleku teemade nimekirja kontrollida. Esmalt koosoleku kutset välja saates - mis teemasid pead koosoleku eesmärgi täitmiseks katma ning milliseid osalejaid on selleks vaja? Mida selgem on arutlemisele tulevate teemade sisu ja hulk, seda paremini saavad osalejad end ette valmistada. Koos kutsega tuleks kindlasti osalejatele saata koosoleku eesmärk, päevakord ning vajalikud materjalid.

Teine kontroll on hea teha vahetult enne koosolekut - kas vahepeal on ülesse kerkinud mõni koosoleku eesmärgi ja teemaga seotud küsimus, mida hetkel päevakavas ei ole? Kas koosoleku struktuur ja ajakava võimaldavad kõik teemad läbi võtta? See on hea hetk vajadusel koosolekus korrektuure teha, et inimesed saaksid oma ootusi paremini sättida ning neil oleks lihtsam koosoleku ajal keskenduda. Ka koosoleku juhil on lihtsam ajakavas püsida, kui tal on selge ja asjakohane päevakord.

2. Ka tegusad päkapikud vajavad pause 

Paratamatult võivad inimesed pühade ajal veidi rohkem hajevil olla, oodatakse ju väikest puhkust ja võimalust lähedastega aega veeta. Selle asemel, et võidelda aastalõpu väsimuse vastu, võtke see omaks! Tehke lühikesi ja ergutavaid pause, et mõtteid koguda ja korra puhata. Pausid võiksid aga olla aktiivsed - julgustage inimesi liikuma, kas või kööginurgast kohvi või teed võtma, et mõtted korra mujale saada. Kui pausi kasutatakse meilide vaatamiseks või telefonis istumiseks, ei anna see energiat ja vähendab keskendumisvõimet veelgi.

Ja kui pausiks aega pole või see polnud nii tõhus, siis väike huumor tuleb alati abiks. Naer on suurepärane abinõu puhkusepausiks ja võib anda grupile uut energiat produktiivseteks aruteludeks.

3. Ratsionaalsete mõtiskluste jõud

Kuigi meie mõtted võivad juba osaliselt olla jõuluprae ja verivorsti lainel, on siiski kasulik pingutada, et arutelud oleksid ratsionaalsed. Mida rohkem koosolekuväliseid teemasid sisse tuuakse ja mida rohkem on pikki ning ebaselgeid sõnavõtte, seda enam on koosolekul inimesi, kes enam sisuliselt kaasa ei mõtle ja kelles tõuseb frustratsioon pühadeeelsete koosolekute osas.

Kasutage arutelude toetamiseks andmeid ja konkreetseid näiteid, vältides ebamääraseid ettepanekuid ja mõtteid. Kui kolleegide mõtted jäävad ebaselgeks, küsige täpsustavaid küsimusi. Kui arutelu hakkab teemast kõrvale kalduma, tooge see kiirelt põhiteema juurde tagasi. See aitab säilitada koosoleku eesmärgipärasust, võimendab koosoleku arutelu kvaliteeti ning annab energiat edasiseks tegutsemiseks.