Eestis on tasapisi hakatud asjast aru saama ja viimasel ajal pöördutakse minu poole järjest sagedamini palvega aidata ettevõttel või asutusel hoida koosolekuid teemas ja ajas. Just need kaks – teemas ja ajas hoidmine – on päringutes enim korduvad probleemid. Pange nüüd aga tähele: koosolekut ei ole võimalik hoida ei teemas ega ajas, kui kumbagi pole kokku lepitud. Lugege uuesti selle loo esimest lõiku. Selles sisaldub alguse aeg, aga mitte koosoleku kestust ning sisu osas on ainult üks umbmäärane viide. Selliselt kokkukutsutud koosolekuks ei oska keegi valmistuda, mis tähendab, et olenevalt inimese iseloomust ta kas ei valmistu üldse või valmistub liiga pikalt, et olla valmis kõigeks. Mõlemal juhul raisatakse aega, sest ettevalmistamata koosolekule tulemine lõpeb tavaliselt uue koosolekuaja kokkuleppimisega koosoleku lõpus, mitte vajamineva otsusega. Samuti pole võimalik koosolekul osalejale öelda, et ta ei kalduks teemavälisesse arutelusse, sest kui teemat pole, pole midagi ka teemaväline.

Mul on üks harjutus, mida inimestega teen. Palun neil mõelda oma järgmise planeeritud koosoleku peale ning seejärel pakkuda välja üks alternatiivne viis, kuidas sama asja saaks aetud oletades, et koosolekute pidamine näiteks keelatakse ära. Kõik leiavad alati alternatiivi. Järgmisena palun hinnata, kellel oleks alternatiivne viis tõhusam kui kavandatud koosolek. Alati on grupis mitu inimest, kes selle peale oma järgmise koosoleku ära jätavad.

Bain & Company on kirjeldanud ühte oma suurt jaemüügi valdkonna klienti, kes pärast hoolikat analüüsi ja korrastamisprotsessi suutis vähendada koosolekute arvu 70% võrra. Baini klientide hulgas laiemalt läbiviidud küsitlus näitas, et 85% juhtidest pole rahul oma ettevõtte koosolekute produktiivsusega. McKinsey on oma klientide pealt üldistavalt öelnud, et ⅓ koosolekutest saab igas tavalises ettevõttes ära jätta ning ülejäänud koosolekuid on võimalik hea juhtimisega ajaliselt ca 50% lühendada. Kümne töötajaga ettevõte võidaks (eeldades keskmist koosolekute arvu ja 1-tunniseid koosolekuid) kuus ebaefektiivsete koosolekute arvelt 206 töötundi juurde.